La gestión de proyectos consiste en una serie de pasos para guiar con éxito una idea hasta su finalización. Conozca cómo llevarlos a cabo en el siguiente artículo.
¿Qué se entiende por proyectos?
Un proyecto es un conjunto de actividades temporales, en general realizadas en grupos, cuyo objetivo es producir un bien, servicio o resultado particular. Los proyectos muchas veces suelen ser temporales, con un inicio, medio y un fin bien delimitado, objetivos definidos y recursos bien planificados para obtenerlos.
Desarrollar una aplicación, construir una casa o diseñar un automóvil, son actividades que pasan por proyectos cuidadosamente planificados.
Pero, ¿qué es un proceso?
A los procesos se les define como un conjunto de acciones y actividades integradas, cuya finalidad es generar la agrupación predefinida de productos, resultados o servicios. En general se dividen en dos grupos básicos: los procesos de gestión de proyectos y los procesos dirigidos al producto.
La gestión (o administración) de los proyectos se refiere al uso conjunto de conocimientos, habilidades y metodologías destinadas a la ejecución eficaz y eficiente de los mismos.
Actualmente, el encargado de gestionar ese proyecto es un profesional que debe saber unir estratégicamente los resultados de dicho plan con el de negocios, de la compañía en la que se desempeña. De esta manera, las empresas se vuelven más competitivas en sus mercados.
Existen cinco grupos de procesos en la gestión de proyectos: (1) iniciación, (2) planificación, (3) ejecución, (4) seguimiento y control, (5) cierre. Estos están conectados, en donde el final de un proceso es el comienzo del siguiente.
- Inicio: define y autoriza el proyecto o una fase de este.
- Planificación: redefine los objetivos planificando las acciones necesarias para llevarlos a cabo.
- Ejecución: integra a las personas, junto con los recursos, para producir los entregables y la información de rendimiento del proyecto respectivo.
- Seguimiento y control: mide y controla frecuentemente el avance del proyecto con el fin de identificar las posibles variaciones y discrepancias, con relación al plan original, y así corregirlas cuando sea necesario.
- Cierre: finaliza las actividades de todos los grupos de procesos de gestión para completar formalmente el proyecto y formalizar la aceptación del producto, servicio o resultado para el cual fue dedicado.
¿Qué metodologías existen en la gestión de proyectos?
Si bien algunas metodologías están estandarizadas, se deberá evaluar el tipo de proyecto o necesidad de este para poder elegir aquellas que logren una mejor optimización del tiempo, recursos y dinero, entre otros.
- Secuencial tradicional: se trata de los proyectos que se ejecutan etapa por etapa. Es decir, que sin terminar una fase no se puede continuar a la siguiente. Esta metodología es simple, ya que se puede medir sencillamente el avance de cada paso. Sin embargo, puede que se deba realizar una parte de dicho plan varias veces en caso de que se encuentre alguna falencia.
- Agile: se establece un tiempo específico para cada tarea dentro de una etapa particular. Cada fase se divide en micro tareas que deben completarse en tiempos previamente acordados. Esto permite que se puedan llevar a cabo proyectos con estándares de calidad altos y con prioridades en la planificación. Además, contribuye a la aceleración de las actividades, aumento de la productividad y mayor compromiso de los involucrados.
- Gestión de cambio: esta metodología permite centrarse en los cambios que puedan surgir en el proyecto, con un enfoque particular en la planificación de riesgos. Esto posibilita que se determinen los problemas que podrían aparecer y así evaluar técnicas que permitan la finalización de este.
Ventajas de los procesos en la gestión de proyectos
Algunas de las ventajas que nos brindan este tipo de sistemas son: optimiza los flujos de trabajo, mejora el trabajo en equipo, aumenta la comunicación constante con las diferentes áreas, incrementa el flujo de datos entre departamentos, prevé cuellos de botellas y rutas críticas, abarata costos y crea presupuestos adicionales según los escenarios, posibilita el seguimiento y la gestión con respecto a la proyección, reúne datos para proyectos futuros, administra los recursos, optimiza la resolución de inconvenientes y entrega datos en tiempo real, entre otros.
Herramientas de gestión de proyectos
Hoy en día existen tres grandes técnicas que se utilizan como herramientas de gestión de proyectos.
- Diagrama de Gantt: este se compone de dos ejes de coordenadas en donde se contienen todas las tareas y actividades del proyecto. Además, se delimitan las diferentes fases para identificar los eventos importantes para todos los involucrados.
- Pert/CRM: esta herramienta sirve para identificar las actividades dentro del proyecto, sus dependencias y el tiempo necesario de cada una. Esto se realiza con el objetivo de aplicar una ecuación de probabilidad que determine el tiempo total de ejecución.
- Cadena crítica: esta aplicación es ideal para proyectos muy complejos, ya que permite simplificar las etapas de seguimiento y control. Gracias a ella, se pueden detectar actividades cruciales y así evitar que pasen a ser críticas.
El encargado de liderar este tipo de proyectos es el gestor o director de proyectos. Como se mencionó anteriormente, este debe ser capaz de integrar todas las fases del plan y de mantener motivado al equipo que lo ejecuta; a la vez que monitorea que cada etapa se esté desarrollando y llevando a cabo.
Entre sus principales funciones se encuentran: crear un entorno laboral idóneo para el equipo del proyecto y proporcionar un buen clima de trabajo, organizar y ejercer su autoridad, evitar problemas tanto del proyecto como del equipo, analizar los resultados y formular conclusiones, asignar las funciones y responsabilidades del conjunto de trabajo, planificar y asignar recursos, supervisar la evolución del proyecto, definir prioridades, identificar riesgos y modificarlos, involucrar a los clientes si es que hay, prevenir conflictos, tomar decisiones, informar y comunicar, facilitar la interacción, entre otros.
¿Cómo puede una empresa implementar un proceso de gestión de proyectos más seguro?
En Chubb contamos con diferentes tipos de seguros y pólizas que permiten un mejor manejo de la gestión de proyectos. Esto abarca la planificación de imprevistos relacionados con la seguridad de la compañía en materia de datos o bien, en software dañado. Asimismo, tenemos coberturas sobre problemas de planificación ligados a imprevistos climáticos o daños en la compañía como, por ejemplo, un incendio o problemas edilicios.
FAQ:
¿Cómo se diferencia un proceso de un proyecto?
La diferencia entre un proceso y un proyecto radica principalmente en la periodicidad con que se realice. Un proyecto es único y se realiza por única vez, mientras un proceso se realiza de manera estandarizada y repetida a lo largo del tiempo.
¿Qué es un proceso y un ejemplo?
Un proceso es una secuencia que se realiza para obtener algún fin. Por ejemplo, realizar una casa con el mismo formato, materiales y en secuencia.
¿Cuáles son las cinco fases de la gestión de proyectos?
Las fases que debe tener la gestión de un proyecto son: inicio, planificación, ejecución, seguimiento o control y cierre.
¿Cuáles son las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos?
Las áreas de conocimiento que debe tener la gestión de proyectos son: gestión de la integración del proyecto, alcance, cronograma, costos, calidad, recursos, comunicación, riesgos, adquisición e interés.
¿Qué es la gestión de los riesgos del proyecto?
Los riesgos en un proyecto implican pérdida de tiempo, recursos y dinero. Por ello, es fundamental la detección de estos para minimizarlos. Reduciendo la incertidumbre se puede trabajar en plazos eficaces, con presupuestos realistas y así evitar problemas a lo largo de la ejecución del plan.