Protección de Datos Personales: ¿Cómo manejar datos en las Pymes?

La protección de datos personales debe ser una prioridad para las Pymes. Descubrí nuestros consejos para manejar información sensible en tu empresa.

Incluso antes de que el Covid-19 pusiera a las empresas ante una presión extrema de evolución y tecnología digital, la innovación tecnológica ya era más una necesidad que una elección.

Al adoptar plataformas y canales digitales, las empresas recolectan más datos que nunca. La pregunta es: ¿tienen la experiencia o la capacidad tecnológica para administrar estos datos de la manera correcta?

La protección de datos personales debe ser una prioridad para las Pymes y empresas en general . Descubrí nuestros consejos para manejar información sensible en tu empresa.

¿Cómo administrar los datos de manera responsable?

Los datos están en todas partes y la administración de estos es crucial en las nuevas tecnologías.  El estudio llevado a cabo por Chubb y Accenture muestra que el 61% de las empresas encuestadas ya está recolectando datos y usando big data. El 70% usa algún tipo de nube o servicio de almacenamiento digital. Más del 21% está incorporando Inteligencia Artificial (IA) para procesar e interpretar estos datos.

En esencia, la administración de datos consiste en minimizar las posibilidades para que la información recolectada llegue a manos equivocadas o se utilice de manera inadecuada. Las empresas tienen la obligación legal de asegurarse de ello, porque en caso contrario deben asumir las consecuencias por violar las leyes de privacidad que protegen a sus clientes.

Las filtraciones de datos pueden ocurrir de diferentes maneras por errores de los empleados/as, procesos de administración de datos deficientes o fallas en los equipos o sistemas. La mejor manera de evitar exponerse a estos problemas es encarar con seriedad la implementación de nuevas tecnologías, sin verlas simplemente como una solución rápida para mantenerse al día frente a la competencia.

Para cualquier empresa, el primer paso esencial en la transición para realizar operaciones centradas en datos es invertir en procesos y plataformas que brinden una línea importante de defensa inicial. Desde el punto de vista de la tecnología, esto implica un apropiado sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) que cumpla con las regulaciones, así como un sistema de respaldo en caso de pérdida de datos.

Cuando se combinan estos sistemas con colaboradores/as capacitados en el uso de datos de clientes, estos reducen el riesgo de una filtración de datos y hacen que sea más fácil la recuperación en caso de presentarse algún evento.

Con estas defensas en curso y un conocimiento profundo de las regulaciones sobre el uso y manejo de datos, la probabilidad de presentarse algún problema derivado del mal uso de estos datos, puede reducirse significativamente.

Preparándose para lo peor

En los últimos tiempos, las amenazas relacionadas con la administración de datos han aumentado, por lo tanto, las empresas que están digitalizando sus procesos pueden ser más vulnerables que nunca. Con más colaboradores trabajando desde sus casas es difícil mantener fuertes prácticas de ciberseguridad y garantizar el acceso seguro a información confidencial. Como resultado, PricewaterhouseCoopers PwC reporta que "los ciberataques han aumentado junto con la expansión global de la pandemia del COVID-19" haciendo que mantenerse alerta sea más importante que nunca.¹

Al combinar las medidas de protección necesarias con las mejores prácticas de uso responsable de datos, las empresas pueden estar listas para evolucionar sin riesgos innecesarios en la nueva realidad.

¿Quién es el responsable de la administración de los datos?

Hoy en día, y a raíz de los grandes avances en términos de transformación digital y digitalización, la figura responsable de la administración de datos es el/la Data Manager, profesional encargado/a de la administración de esta información, al igual que de coordinar la relación e importancia de los datos para cada una de las áreas que componen la organización.

El/la Data Manager se caracteriza, además, por facilitar la transformación de los datos en información útil, permitiendo a las empresas como las Pymes tomar decisiones acertadas y mejor fundamentadas. Este/a profesional, de igual forma, planifica, supervisa y controla la gestión y el uso de datos; diseña bases de datos; vela por la seguridad de esta información y por su privacidad, acceso y confidencialidad; entre muchas otras labores más específicas, como definir lo que se almacena y la cantidad y forma en que se hace.

¿Qué información debe proteger una empresa o PyME y cómo puede hacerlo?

El robo de información confidencial y sensible de clientes y usuarios/as puede causar impactos económicos, reputacionales y legales, tanto para las Pymes como para las grandes organizaciones. Algunas maneras de hacerlo son:
 

• Capacitar e informar a los colaboradores/as sobre las prácticas más recurrentes de ciberataque y los impactos que estos pueden tener en una organización.
• Filtros de SPAM para los correos corporativos: permite controlar la recepción de correos ‘basura’ o no solicitados y que pueden contener diferentes tipos de virus que ponen en riesgo la seguridad de los datos de una compañía.
• Implementar contraseñas fuertes y robustas: las fechas de cumpleaños, el abecé o los números en orden suelen ser inseguras. La recomendación es usar claves de más de ocho caracteres que combinen letras, números y símbolos. De igual forma, es recomendable cambiarlas periódicamente.
• Implantar el encriptado de datos puede ayudar a proteger la información confidencial en caso de que algún colaborador/a pierda -o le roben- el celular o computadorade la compañía.
• Revisar las posibles amenazas en materia de seguridad digital que la empresa o PyME enfrenta.

¿Cuáles son las obligaciones de los y las responsables de datos personales?

• Inscribir bases de datos personales: es obligación de los/as responsables de datos personales inscribir las bases de datos públicos y privados en la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales. Incumplir con esto podría ocasionar sanciones.
• Informar al/la titular del dato personal: de acuerdo a la Ley 25.326, al recabar datos personales es obligación informar previamente a los/las titulares de forma clara aspectos como la finalidad para la que serán utilizados y quiénes pueden ser sus destinatarios/as; la existencia del archivo, registro, banco de datos (electrónico o de cualquier tipo) y la identidad y domicilio de su responsable; y el carácter obligatorio o facultativo de las respuestas al cuestionario que se le proponga.
  
  También es obligatorio informar de forma clara las consecuencias de proporcionar sus datos, de la negativa a hacerlo o de la inexactitud de estos. Finalmente, los/as responsables de los datos personales deben informar sobre la posibilidad del interesado/a de ejercer los derechos de acceso, rectificación y supresión.
• Garantizar la seguridad de la información y confidencialidad de los datos personales.
• Transferencia internacional de datos personales: con la Ley 25.326 se prohíbe la transferencia de datos personales de todo tipo con países u organismos internacionales o supranacionales que no proporcionen los niveles de protección adecuados, señala la página web del Gobierno argentino. Algunos países con niveles de protección adecuada son los pertenecientes a la Unión Europea, Gran Bretaña e Irlanda del Norte, Nueva Zelanda, entre otros.
  
  Algunas excepciones a la hora de transferir datos personales internacionalmente son: colaboración judicial internacional, intercambio de datos médicos cuando lo exija el tratamiento del afectado/a, investigación epidemiológica, o transferencias bancarias o bursátiles. De igual forma, hay excepciones cuando la transferencia de datos tiene como propósito la cooperación internacional contra el crimen organizado, terrorismo o narcotráfico, entre otros escenarios.