Si las circunstancias requieren que evacúes el edificio y que tus empleados trabajen en forma remota por un tiempo, no siempre se trata de algo tan simple como mandarlos a sus casas. Dependiendo del tipo de negocio y de las responsabilidades específicas de cada cargo, pueden necesitar un importante “paquete de cuidados” para poder realizar su labor de manera efectiva desde sus hogares. Mientras los “paquetes de cuidado” tradicionales consisten en snacks y líquidos, el paquete de evacuación de la oficina puede incluir todos los recursos y suministros a los que tienen acceso de manera normal en la oficina.
Estos son algunos de los artículos que tus empleados pueden necesitar llevar consigo:
- Su laptop, con todos los extras
Puede parecer obvio, pero es importante que los empleados que regularmente no son trabajadores remotos se lleven no solo sus laptops, sino también el cable de poder y cualquier accesorio adicional, como los adaptadores que permiten conectar audífonos o un mouse inalámbrico. Si tus empleados hacen la mayor parte de su trabajo en un computador de escritorio, es probable que también necesiten llevarse un mouse, una alfombrilla para mouse, audífonos y posiblemente también un teclado, monitor e impresora.
- Un teléfono y audífonos
Hoy la mayoría de las personas tiene un teléfono celular, pero si no has asignado un aparato específico para el trabajo, necesitarás asegurarte de que sea apropiado que hagan y reciban llamadas desde sus teléfonos personales. Si no, necesitarán un aparato nuevo para llamadas relacionadas con el negocio.
- Suministros de oficina
No esperes que tus empleados usen sus propios suministros si están trabajando de manera remota. Asegúrate de que tengan acceso a lápices, papel para la impresora, sobres y todas esas pequeñas cosas que hacen posible el trabajo. Ya sea si se llevan un stock a sus casas desde la oficina o no, siempre es buena idea crear un sistema para pedir y distribuir suministros de oficina para tu fuerza de trabajo remota.
- Archivos
Si bien hoy muchos archivos se guardan en línea, hay muchas oficinas que continúan manteniendo archivos físicos. Si tus empleados necesitan hacer papeleo y archivos para hacer su trabajo, asegúrate de que se los lleven, asumiendo que esto no viola la privacidad o la legislación local.
- Plantas
Si hay plantas en la oficina que requieren de cuidado regular, distribúyelas entre los empleados que lo deseen para que reciban este cuidado.
- Pertenencias personales
Muchas veces, cuando las oficinas están cerradas por un tiempo, quedan bajo llave y tal vez no se pueda volver a entrar, incluso si se cuenta con una llave magnética o pase. Es importante que todos los empleados se lleven sus pertenencias personales, como medicamentos, llaves, ropa y cualquier cosa que puedan necesitar durante el tiempo en el que estén alejados de la oficina.
En el caso de una evacuación
Si bien puede haber bastante tiempo para organizar vacancias de largo plazo en las oficinas, las situaciones de emergencia son diferentes. Asegúrate de tener un plan de emergencia en curso, que ayude a que las instalaciones sobrevivan a un desastre súbito y —lo más importante— los empleados puedan estar libres de riesgos de manera rápida y segura.
¿Qué debe incluir un plan de evacuación de emergencia para una oficina?
- Un lugar al que todos los empleados puedan ir para estar seguros.
- Empleados designados para hacerse cargo, contar cabezas y cerrar todo rápidamente.
- Protocolos de seguridad para la maquinaria, electricidad y otros servicios.
- Insumos médicos y equipamientos especiales tales como un kit de primeros auxilios y un desfibrilador, claramente ubicados.