Rozprzestrzenianie się pandemii COVID-19 na całym świecie na początku 2020 roku spowodowało wstrzymanie podróży służbowych. W miarę zamykania granic i wdrażania ograniczeń, plany podróży zostały anulowane, a wielu pracownikom zalecono pozostanie w domach. Według Global Business Travel Association (GBTA) 98% firm członkowskich odwołało lub zawiesiło wszystkie lub większość międzynarodowych podróży służbowych.
– Sytuacja zmieniała się każdego dnia – mówi Tomasz Rynkiewicz, A&H Manager, Chubb Polska. – Nawet jeśli decyzja została podjęta w tym samym tygodniu, w następnym nie miała już zastosowania.
Teraz, kilka miesięcy po wybuchu pandemii, jest jasne, że podróże służbowe nie powrócą nagle do wcześniejszej normy. Badania Chubb* pokazują, że w najlepszym razie liczba osób podróżujących w celach biznesowych może powrócić do tej sprzed pandemii latem 2021 roku.
Elastyczność i odporność
Firmy, które wznowiły podróże służbowe, muszą dostosować się do nowej rzeczywistości. Elastyczność i odporność to słowa na ustach wszystkich w dobie pandemii. Kluczowa jest również proaktywność.
– Pełniąc rolę ubezpieczyciela, staraliśmy się jak najszybciej użyć tego słowa: proaktywnie. Proaktywnie pracować, proaktywnie myśleć – mówi Tomasz Rynkiewicz.
Pracownicy – co zrozumiałe – będą mieli obawy o podróże w erze COVID-19. Nawet w normalnych czasach podróże mogą być stresującym doświadczeniem, a dodatkowa niepewność obecnej sytuacji może zrazić nawet osoby podróżujące często w sprawach biznesowych. Firmy powinny być tego świadome i starać się zdjąć ciężar zmartwień tam, gdzie to możliwe. Tomasz Rynkiewicz zwraca uwagę, że rządy na całym świecie często zmieniają swoje zasady i ograniczenia dotyczące COVID-19, przez co pracownicy mogą martwić się, jak podróż za granicę wpłynie na ich życie osobiste.
– Jeśli musisz wyjechać za granicę, a kraj zostaje zamknięty i utkniesz tam na jakiś czas albo jeśli wrócisz na kwarantannę, jaki to ma wpływ na twoją rodzinę? Myślę, że to powszechny problem – mówi Tomasz Rynkiewicz.
Uznanie różnorodności pracowników, którymi dysponuje firma, jest kluczem do skutecznego wyboru najlepszego podejścia do zarządzania ryzykiem. Różne zawody stwarzają różne obawy: pracownik offshore (ang. offshore worker) będzie miał inne pytania dotyczące podróży niż pracownik odwiedzający biuro regionalne; pracownik budowlany będzie miał inne doświadczenie w podróżowaniu służbowym niż ekspatriant wykonujący pracę biurową.
– Pracownicy chcą informacji, chcą mieć możliwość przygotowania się do podróży – mówi Tomasz Rynkiewicz. – Chcą mieć pewność, że nie będą mieli żadnych nieprzyjemnych niespodzianek i liczą na to, że program polisy i ubezpieczenie oraz oczywiście ich firma zapewnią im takie informacje.
Aby ułatwić zarządzanie podróżami służbowymi, firmy powinny podzielić proces na etapy przed podróżą, w jej trakcie i po niej, opracowując listę kontrolną dla każdej części podróży.
Trzy etapy podróży służbowych
Firmy powinny być otwarte na dialog z pracownikami na temat podróży i dać im pewność, że biorą pod uwagę wszystkie scenariusze. Sami pracownicy również odgrywają rolę w zapewnieniu jak największego bezpieczeństwa podróży służbowych. Powinni wiedzieć, jakiego zachowania się od nich oczekuje przed wyruszeniem w podróż i jak zachowywać się w sposób oczekiwany przez ich firmę i kraje, do których podróżują. Czy muszą mieć regularne pomiary temperatury? Czy powinni nosić maskę w miejscach publicznych przez cały czas czy tylko w pewnych okolicznościach? Czy lokalne restrykcje są dla nich zrozumiałe?
Firmy powinny utrzymywać otwarte linie komunikacyjne przez cały czas, aby ich podróżujący pracownicy wiedzieli, że stale monitorują globalną sytuację i że nie są pozostawieni sami sobie z nieoczekiwanymi zdarzeniami. – Jeśli znajdą się w sytuacji, w której zostaną poddani kwarantannie lub zamknięciu, chcą wiedzieć, co się stanie i jak mogą otrzymać wsparcie w zakresie repatriacji, ewakuacji itp. A nasi klienci zarządzający ryzykiem wiedzą, że mogą polegać na nas, abyśmy zapewnili odpowiedni program ubezpieczenia i zarządzania ryzykiem – mówi Tomasz Rynkiewicz.
Wreszcie, pracodawcy powinni również zachęcać do podsumowania podróży po jej zakończeniu, aby dowiedzieć się o wszelkich napotkanych problemach lub trudnościach. Pomoże to nie tylko w rozwiązywaniu problemów i usprawnianiu procesu dla innych pracowników podczas przyszłych wyjazdów, ale także zapewni, że kierownictwo będzie mogło obserwować zdrowie psychiczne pracowników i ich poziom stresu.
Chubb Travel Smart zapewnia gwarancję przed podróżą zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Aplikacja jest pobierana przez podróżnych i oferuje kurs e-learningowy, który można ukończyć przed wyruszeniem w podróż. Jednocześnie pomaga w informowaniu pracowników oraz daje znać pracodawcom, że ich obowiązki w zakresie opieki nad podróżującym pracownikiem zaczęły się jeszcze przed rozpoczęciem podróży.
Wiele firm na świecie szybko i skutecznie dostosowało się do trudnych okoliczności, w tym do przeniesienia działalności biznesowej do sieci. Warto pamiętać jednak, że według Harvard Business Review prośba skierowana do kogoś osobiście jest 34 razy skuteczniejsza niż przesłana e-mailem. Dodatkowo, dla wielu spotkanie w tym samym pokoju jest dodatkowym impulsem potrzebnym do zawarcia umowy. Podróże służbowe powrócą, ale prawdopodobnie w nieco zmienionej formie: 62% respondentów spodziewało się, że zmieni się sposób funkcjonowania firmy po zakończeniu pandemii.
Wybór odpowiedniej ochrony podróży służbowej może wydawać się zniechęcający w świetle obecnych okoliczności. Tomasz Rynkiewicz zaleca następujące kroki przy podejmowaniu decyzji:
- Wybierz renomowanego brokera, który rozumie nie tylko rynek podróży służbowych, ale także potrzeby Twojej firmy. Ma to kluczowe znaczenie dla znalezienia właściwej polisy ubezpieczenia podróżnego.
- Obowiązek troski o pracowników w przedsiębiorstwach jest ważniejszy niż kiedykolwiek. Rozważ dodatkowe usługi świadczone przez ubezpieczyciela oprócz ochrony, takie jak aplikacje wspierające i monitorowanie w czasie rzeczywistym.
- Upewnij się, że rozumiesz wszystkie warunki polisy przed ponownym rozpoczęciem podróży służbowej, wiedząc dokładnie, jaka będzie reakcja polisy w takich sytuacjach, jak blokady i nagłe wypadki medyczne. Dziel się praktycznymi informacjami z pracownikami, aby byli przygotowani i czuli się pewniej. Oprócz tego sprawdź, czy ogólna polityka dotycząca podróży w Twojej firmie nadąża za rozwojem ryzyka.
Aby uzyskać więcej informacji na temat rozwiązań w zakresie ubezpieczenia podróży służbowych oferowanych przez Chubb oraz tego, jak nasze starannie zaprojektowane programy mogą pomóc Tobie i Twoim pracownikom, skontaktuj się z Tomaszem Rynkiewiczem.
Źródła:
https://hbr.org/2017/04/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email
* Chubb / International Air Transport Association ( IATA ): 29.04.2020