De toekomst van zakenreizen

Het uitbreken van de wereldwijde COVID-19-pandemie begin 2020 bracht het zakelijke reisverkeer tot stilstand. Landen sloten hun grenzen en gingen in lockdown. Reisplannen werden geannuleerd en veel werknemers werd verzocht vanuit huis te werken. 98% van de bij de Global Business Travel Association (GBTA) aangesloten bedrijven annuleerden de meeste of alle internationale zakenreizen of schortten ze op. "De situatie veranderde met de dag", vertelt Xavier Florit, regional head of Corporate, Accident & Health, Continental Europe. "En als je de ene week een beslissing nam, was die de week erop niet meer relevant."

Flexibiliteit en veerkracht

Bedrijven die hun zakenreizen weer hebben opgestart moeten zich aanpassen aan het nieuwe normaal. De woorden flexibiliteit en veerkracht liggen - naast proactiviteit - momenteel op ieders lippen bestorven. "In onze rol als verzekeraar wilden we het woord proactief zo snel mogelijk gaan gebruiken. Om proactief te werken, en proactief te denken", legt Xavier uit.

Werknemers maken zich vanwege de pandemie begrijpelijkerwijs zorgen als ze moeten reizen. Zelfs in normale tijden kan reizen een stressvolle ervaring zijn. Maar de extra onzekerheid die de huidige situatie met zich meebrengt, kan zelfs de meest doorgewinterde zakenreiziger van de wijs brengen. Bedrijven moeten zich hier bewust van zijn en zorgen zoveel mogelijk proberen weg te nemen. James Ralph, head of Accident & Health Corporate, Londen, wijst erop dat overheden overal ter wereld regelmatig hun coronabeleid en -beperkingen veranderen. Dit kan bij werknemers de vraag oproepen of hun buitenlandse reis ook hun privéleven kan beïnvloeden. "Als je naar het buitenland gaat, en het land gaat in lockdown zodat je niet meer weg kunt, of als je bij terugkomst in quarantaine moet, welke gevolgen heeft dat dan voor je gezin? Ik denk dat veel mensen zich dat afvragen."

De juiste keuze voor een benadering voor het beheersen van risico is sterk afhankelijk van de erkenning van de diversiteit van het personeelsbestand. Verschillende beroepen zorgen voor verschillende zorgen. Een offshore-medewerker zal andere vragen over reizen hebben dan een medewerker die een regiokantoor bezoekt. Een bouwvakker zal zakelijk reizen anders ervaren dan een kantoorgebonden expat.

“Medewerkers willen informatie - ze willen zich kunnen voorbereiden op een reis", zegt Xavier. "Ze willen er zeker van zijn dat ze niet voor verrassingen komen te staan, en ze rekenen op het beleidsprogramma en verzekeraars, en natuurlijk op hun werkgever, om ze die informatie te geven." Om zakenreizen beheersbaarder te houden, kunnen bedrijven het proces opdelen in drie fases: de tijd voorafgaand aan, tijdens, en na de reis, en een checklist voor elke fase ontwikkelen.

De drie fases van zakelijk reizen 

Bedrijven moeten met hun werknemers de dialoog aangaan over reizen en de zekerheid bieden dat er met alle scenario's rekening wordt gehouden. Medewerkers zelf spelen ook een rol bij het zo veilig mogelijk laten verlopen van hun zakenreis. Voor vertrek moeten ze weten welk gedrag hun werkgever en de landen waar ze naartoe reizen van ze verwachten. Wordt hun temperatuur regelmatig gemeten? Is het dragen van een mondkapje overal verplicht, of alleen in bepaalde situaties? Weten ze welke lockdownmaatregelen er ter plaatse gelden?

Het is belangrijk dat bedrijven hun communicatielijnen altijd openhouden en dat hun medewerkers weten dat ze de situatie overal ter wereld constant in de gaten houden zodat ze er in onverwachte situaties er niet alleen voor staan. "Als ze in een situatie belanden waarbij ze in quarantaine of lockdown moeten, willen ze weten wat er gaat gebeuren en hoe ze geholpen zullen worden in geval van repatriëring, evacuatie enzovoort. En de risk managers van onze klanten weten dat ze op ons kunnen rekenen voor het juiste verzekeringsprogramma", zegt Xavier.

Tot slot willen we werkgevers aanmoedigen om na de reis te inventariseren met welke zorgen of problemen werknemers te maken kregen. Dat helpt niet alleen om problemen op te lossen en het proces voor medewerkers die erna op reis gaan soepeler te laten verlopen, maar zorgt er ook voor dat het management zicht houdt op de geestelijke gezondheid en het stressniveau van medewerkers.

Chubb Travel Smart biedt voor zowel werkgevers als werknemers geruststelling voor vertrek. In de app vinden reizigers een e-learning cursus die ze voor vertrek kunnen doorlopen en die volop informatie bevat. Daarnaast attendeert de app werkgevers erop dat hun zorgplicht al voor vertrek begint. 

Lees ons handige risicobeheerskader voor zakenreizen.  

Wegwijs in het nieuwe reizen

Wereldwijd wisten veel bedrijven zich snel en goed aan te passen aan de uitdagende omstandigheden, door bijvoorbeeld online te gaan werken. Toch is er nog veel te zeggen voor persoonlijke interactie. Volgens Harvard Business Review levert een persoonlijk verzoek 34 keer vaker het gewenste resultaat op dan een e-mail. Voor veel mensen biedt een bijeenkomst in dezelfde ruimte net dat beetje extra om tot een deal te komen. We zullen weer voor ons werk gaan reizen, maar waarschijnlijk in iets aangepaste vorm: de GBTA stelt dat 62% van de respondenten verwacht dat hun manier van zakendoen veranderd zal zijn wanneer corona achter de rug is.

De juiste bescherming kiezen voor zakenreizen kan in het licht van de huidige omstandigheden een onmogelijke opdracht lijken. Xavier en James bevelen hiervoor de volgende stappen aan:
 

• Kies een verzekeraar met een goede naam die niet alleen de zakelijke reismarkt begrijpt, maar ook de behoeften van uw bedrijf. Dit is van het grootste belang om de juiste reisverzekeringspolis te vinden.
• De zorgplicht van bedrijven is belangrijker dan ooit. Overweeg de extra diensten te gebruiken die een verzekeraar naast dekking aanbiedt, zoals reisapps en het constant volgen van ontwikkelingen. Deze verbeteren de bruikbaarheid van een polis, ze spelen in op de zorgplicht en zorgen ervoor dat het management en de medewerkers op de hoogte blijven van het laatste nieuws.
• Zorg ervoor dat u alle polisvoorwaarden begrijpt voordat u met zakenreizen begint, zodat u precies weet wat de polis biedt bij gebeurtenissen als lockdowns en medische noodgevallen. Deel praktische informatie met medewerkers om ze goed voor te bereiden en gerust te stellen. Zorg er daarnaast voor dat uw algemene zakelijke reisverzekering gelijke tred houdt met de risico-ontwikkelingen.

Neem voor meer informatie over de reisverzekeringsproducten van Chubb contact op met een van onze underwriters. 

Bronnen:

https://www.gbta.org/blog/global-business-travel-becomes-the-latest-casualty-of-the-coronavirus-pandemic/

https://hbr.org/2017/04/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email