5 Passos para Planejar o Retorno das Viagens de Negócio

Agora, é claro, a saúde se tornou uma das principais preocupações e é mais importante do que nunca para os empregadores de viajantes de negócios fazerem o melhor para garantir sua segurança e bem-estar. Proteja seus colaboradores e sua empresa, avaliando os riscos, procedendo com cautela e planejando com cuidado. Considere estas cinco etapas no processo de retomada das viagens:

1. Atualize as Regras e Processos de Viagens a Negócio

Dados os novos riscos enfrentados pelos viajantes, é fundamental examinar todas as suas políticas internas e melhores práticas e certificar-se de que os funcionários as entendam antes de fazerem qualquer viagem pela empresa. Revise e atualize as diretrizes de viagens, considerando:

• Educação e fornecimento de dados específicos sobre o destino aos funcionários (incluindo detalhes dos provedores locais de serviços de saúde, contatos do seguro de viagem e outros dados relevantes)
• Parceiros e fornecedores do setor de viagens, avaliados quanto à segurança
• Comunicação e aprovações necessárias para qualquer alteração nos planos de viagem
• Protocolos de emergência (comunicações, contatos terrestres e outros recursos)
• COVID-19 related considerations, such as:
  • Precautionary health screening and/or vetting requirements for employees and their families
  • Hygiene and safety best practices (for social distancing, PPE, etc.), that follow the recommendations of official organizations like U.S. Centers for Disease Control and Prevention (CDC) or the World Health Organization (WHO).

2. Avalie a necessidade de viagens de negócios com foco nos objetivos e metas da empresa 

Depois de uma moratória na maioria das viagens de negócios, as empresas estão analisando com atenção quais custos de viagem são necessários e quais não são. Isso é especialmente verdadeiro nas indústrias que enfrentam dificuldades financeiras causadas pela pandemia e/ou nas quais os contatos são facilmente realizados remotamente. Claro, algumas reuniões e transações de negócios são mais bem feitas pessoalmente. Para julgar o que é melhor para sua empresa, considere estes fatores: 

• A viagem resultará diretamente nas vendas desejadas ou nas metas de negócios?
• Uma situação competitiva justifica a viagem? 
• A viagem é para um propósito de treinamento essencial? 
• Quais são as alternativas possíveis para a viagem? 
• Qual é a recompensa potencial comparada ao risco de uma viagem pessoal versus as alternativas? 

3. Monitore e acompanhe de perto as exigências de cada destino e os fornecedores de serviços locais

Os parâmetros das viagens de negócios tornaram-se complexos e mudam rapidamente. Indicadores de propagação da pandemia de cada localidade e as diferentes determinações e regulamentações governamentais para aceitação de viajantes são alguns dos elementos a serem avaliados pelos viajantes e que exigem monitoramento próximo e uma resposta ágil.

Ao planejar qualquer viagem, obtenha as orientações mais recentes e específicas para a localidade no que se refere à pandemia.

Proteja-se também contra os efeitos indiretos da crise sanitária como, por exemplo, o aumento da incidência de pequenos furtos ou de roubo de bagagens gerado pelas dificuldades financeiras induzidas pela pandemia em determinado destino.

Antes de reservar transporte ou hospedagem, certifique-se de que os prestadores de serviço observam os protocolos de limpeza mais adequados e que os edifícios não tenham registrado surtos recentes.

4. Oriente seus funcionários para que sejam flexíveis e pacientes

Um pico nos casos de Covid-19 no local de destino, um avião repentinamente impedido de decolar para limpeza de emergência ou mesmo a identificação de uma pessoa infectada podem levar ao cancelamento de uma viagem. Essas situações não afetam apenas os funcionários em deslocamento. Também exigem que os recursos de apoio a esses profissionais estejam disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Nesse novo cenário, é importante preparar os funcionários para mais do que os habituais atrasos, inconveniências e frustrações. É necessário conhecer e seguir os regulamentos.

Especialmente em locais de alto risco, tenha protocolos de segurança para o caso de concretização do pior cenário. Isso inclui comunicações de emergência e planos de evacuação.

5. Certifique-se de que seu seguro de viagem de negócios cobre o cenário atual

Dadas as crescentes exposições a riscos de saúde e de segurança dos funcionários causadas pela pandemia, sua apólice de seguro viagem atual pode estar desatualizada. Peça à sua corretora para desenhar uma apólice para as necessidades específicas da sua empresa.

Saiba mais sobre as proteções para viagens de negócios que a Chubb oferece.