Unterstützung der Belegschaft im Homeoffice

In den letzten zwölf Monaten hat sich unser Leben wegen der sich auf und ab entwickelten Corona-Pandemie drastisch verändert. Büro-Mitarbeiter wurden angewiesen, von zu Hause aus zu arbeiten, als die meisten Länder im Frühling 2020 in einen Lockdown gingen, und die Unternehmen mussten sich schnell an dieses neue Arbeitsumfeld anpassen. Für viele von uns ist diese Situation immer noch unverändert, weil die verschiedenen Länder zwischenzeitlich einen erneuten Lockdown oder härtere Einschränkungen verhängt haben.

Mit der Umstellung auf Fernarbeit hat sich auch die Sorgfaltspflicht der Arbeitgeber verändert. Mitarbeiter sind jetzt über ein ganzes Land (oder sogar mehrere Länder) verstreut und nicht mehr an einem einzigen Ort versammelt. Angesichts der vielen neuen, pandemiebezogenen Sorgen müssen sich Arbeitgeber mit den veränderlichen Bedürfnissen ihrer Angestellten auseinandersetzen. „Ein Problem ist die fehlende Sichtbarkeit“, sagt Alec Towers, Compensation & Benefits Business Partner für die Region EMEA bei Chubb. „Wenn jemand Schwierigkeiten hat, können Sie die Anzeichen dafür im Büro vielleicht beobachten und darauf reagieren, aber wenn jeder von zu Hause aus arbeitet, fallen solche Dinge weniger auf.“

Es sind jedoch nicht nur Aspekte der geistigen Gesundheit, die sorgfältig berücksichtigt werden müssen; auch die Sicherheit an den neuen Arbeitsplätzen der Mitarbeiter ist von Bedeutung, und das gilt auch für ihren körperlichen Komfort und die Fähigkeit, sich an die neuen Arbeitsweisen anzupassen. „Einige brauchen Zeit, um sich vollständig auf das Homeoffice umzustellen“, sagt Flora Kalhor, Leiterin Business Continuity, Health & Safety für die Region EMEA bei Chubb. „Unternehmen sollten das berücksichtigen, wenn sie die Auswirkungen auf ihr operatives Geschäft analysieren.“

Welche Schritte sind also von den Unternehmen erforderlich, um die Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Belegschaften in diesem neuen Arbeitsumfeld sicherzustellen?

Unternehmen sollten darüber nachdenken, ihre Prozesse und Vorgehensweisen anzupassen, bestehende Ansätze zu überarbeiten und neue zu entwickeln, damit die Arbeitnehmer wissen, dass sie im Mittelpunkt dieser neuen Arbeitsprozesse stehen. Jetzt könnte auch der richtige Zeitpunkt sein, um Ihr Angebot in Sachen Gruppenversicherung für persönliche Unfallschäden zu verbessern, damit Mitarbeiter unabhängig von ihrem Einsatzort bei der Arbeit abgesichert sind; ausserdem entwickelt Chubb ein neues Versicherungsangebot für die Heimarbeit, das genau auf die drängenden Schwierigkeiten dieser Zeit abgestimmt ist und Antworten vorwegnimmt.

Die Führungskraft als Vorbild

Manager können die Erfahrungen rund um das Thema Heimarbeit wirklich beeinflussen. Wenn die Führungskraft als Vorbild agiert und Parameter definiert, was momentan erwartet werden kann und was nicht, trägt das zu einem zusammenhängenden und erfüllenden Arbeitserlebnis für alle Mitarbeiter bei. „Es ist wirklich wichtig, dass Führungskräfte aktiv werden und die Bedeutung von Pausen zur Vermeidung von Burn-out unterstreichen“, sagt Louisa Lombardo, Leiterin Diversity & Inclusion für die Region EMEA bei Chubb. Sie schlägt vor, dass Manager mit Mitarbeitern über die Bedeutung von Auszeiten sprechen, unabhängig davon, ob es der (virtuelle) Kaffeeklatsch mit den Kollegen oder der Spaziergang an der frischen Luft ist.

Ausserdem sollten Schulungsprogramme für Manager berücksichtigt werden, damit Führungskräfte die Anzeichen erkennen, die darauf hinweisen, dass ein Mitarbeiter möglicherweise Schwierigkeiten hat. Ferner sorgen Schulungen dafür, dass Manager in der Lage sind, diese Themen mit dem nötigen Feingefühl anzusprechen. So können sie den Mitarbeitern versichern, dass ihre Gesundheit bedacht wird und auf allen Ebenen des Unternehmens eine Rolle spielt.

„Es kann schwieriger sein, eine gute Work-Life-Balance zu erreichen, wenn man von zu Hause aus arbeitet“, sagt Jessica Strudwick, Business Continuity Managerin bei Chubb. „Wenn der Laptop auf dem Küchentisch steht, ist man eher geneigt, sich einzuloggen, als wenn man das Büro physisch verlassen hat.“ Führungskräfte können auch in Sachen Work-Life-Balance den Ton angeben, allerdings können auch entsprechende Prozesse eingeführt werden. „Es gibt Tools und jede Menge Technologie, die uns helfen können, Stress und Druck zu reduzieren, damit Mitarbeiter nicht das Gefühl haben, dass sie telefonisch und per E-Mail immer erreichbar sein müssen“, fügt Louisa Lombardo hinzu.

Klare Kommunikation

Unternehmen sollten bei Gesetzesänderungen und Regierungsempfehlungen am Ball bleiben und ihrem Personal Erwartungen schnell und einfach mitteilen. Dabei ist die Abwägung der Nuancen in ihren Botschaften aktuell jedoch wichtiger als je zuvor. „Weil der direkte Kontakt fehlt, kann man nicht mit Sicherheit sagen, wie eine Botschaft aufgenommen wird“, erklärt Jessica Strudwick. In einem Umfeld der Fernarbeit kann es für Manager schwieriger sein, Abläufe und Projekte zu überwachen, und möglicherweise fällt es Mitarbeitern auch schwerer, Fragen zu stellen. „Es ist wichtig, dass Sie sich ganz genau bewusst machen, wie Sie Gespräche dieser Art führen wollen und dass Sie dafür sorgen, dass Mitarbeiter in all ihren unterschiedlichen Situationen ausreichend unterstützt werden“, führt sie weiter aus.

Der Aufbau von Netzwerken zur Unterstützung ist eine weitere Möglichkeit, Kommunikationskanäle zu öffnen. Diese Netzwerke könnten sich an unterschiedliche Mitarbeitergruppen richten, beispielsweise ein Netzwerk für Pflegekräfte. „Es geht darum, die Leute zu ermutigen, den Kontakt zu anderen aufzunehmen, die vielleicht nicht zu ihrem Team gehören“, sagt Louisa Lombardo. „Unternehmen können ihre Kommunikation und ihre Botschaften auch massgeschneidert für bestimmte Zielgruppen formulieren.“

Mitarbeiter können auch dazu befähigt werden, einander zu unterstützen. Einzelne Personen zu akkreditierten Ersthelfern für die geistige Gesundheit auszubilden, kann zusätzliche Kommunikationskanäle schaffen. Manche wenden sich lieber an einen Team-Kollegen, den sie schon kennen, anderen fällt es leichter, sich einem Fremden anzuvertrauen. „Jeder Mensch ist da anders“, sagt Alec. „Wichtig ist, dass alle diese Ressourcen und die entsprechende Unterstützung vorhanden sind, damit jemand, der eine bestimmte Art der Unterstützung benötigt, diese auch bekommen kann.“

Körperliches Wohlbefinden

„Ganz unabhängig vom Einsatzort der Mitarbeiter sind wir dazu verpflichtet, für einen sicheren Arbeitsplatz zu sorgen“, sagt Flora Kalhor. Unternehmen sollten ihre Dokumente zu Sicherheit und Gesundheit auf Aktualität und Anwendbarkeit in der aktuellen Arbeitsumgebung prüfen. Zwei entscheidende Bereiche, die besonders überprüft werden sollten, damit es nicht zu gesundheitlichen Problemen oder Beschwerden kommt, sind zum einen der Arbeitsplatz (in all seinen unterschiedlichen Ausprägungen zu Hause) und zum anderen elektrische Anschlüsse und die Geräte-Sicherheit. In Grossbritannien müssen Arbeitgeber dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiter die Vorschriften der Verordnung Display Screen Equipment (DSE) [über Displays und die Bildschirm-Ausstattung] einhalten. Für Mitarbeiter gibt es Online-Schulungen; wenn danach Bedenken geäussert werden, ist im Nachgang eine telefonische Beurteilung der Situation möglich.

Während es immer deutlicher wird, dass die Arbeit von zu Hause aus noch für einige Zeit fortgesetzt und für den einen oder anderen auch zum Dauerzustand wird, kommt manchen Mitarbeitern möglicherweise die Einsicht, dass sie zu Hause doch für ein ähnliches Umfeld wie im Büro sorgen müssen. Auch wenn sie vorher vielleicht der festen Meinung waren, dass sie keinen Bürostuhl und keine Tastaturstütze brauchen.

Sorgfaltspflicht in dieser neuen Zeit

Das sich verändernde Arbeitsumfeld stellt jedes Unternehmen vor besondere Herausforderungen, und viele werden praktische Schritte zur Anpassung ihrer Vorgehensweisen vornehmen müssen. „Vor Corona war die Risikolandschaft, mit der Unternehmen für ihre Mitarbeiter planen konnten, relativ stabil“, sagt Goulven Thépot, Regional Underwriting Manager, Accident & Health für die Region EMEA bei Chubb. „Jetzt müssen sie darauf achten, dass der Versicherungsschutz für ihre Mitarbeiter auch dann gilt, wenn sie von zu Hause oder einem anderen mobilen Büro aus arbeiten. Wir haben ein verbessertes Angebot mit einer Pauschalzahlung, wenn es bei der Arbeit von zu Hause oder einem anderen Ort aus zu einem Mitarbeiterunfall kommt. Die gleiche Deckung gilt auch für die Finanzierung von unterstützenden Leistungen für die geistige Gesundheit oder für Upgrades am Arbeitsplatz.“

Mit einer anderen Sichtweise für Risiken am Arbeitsplatz und mit den notwendigen Schritten, um ihre Unterstützung für das Wohlbefinden mit einem gut verwalteten Programm in Bezug auf die Versicherungsdeckung und Risikomanagement abzustimmen, ist es für Unternehmen wahrscheinlicher, erfolgreich durch die aktuelle Krise zu kommen und gleichzeitig ihre langfristige Widerstandsfähigkeit zu verbessern.

Laden Sie sich unsere nützlichen Tipps für das Arbeiten im Homeoffice herunter, um gesund, motiviert und produktiv zu bleiben.

Wenn Sie weitere Informationen zu den Chubb-Versicherungspolicen für die Fernarbeit Ihrer Mitarbeiter wünschen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.