İş seyahatinin geleceği

2020 yılı başlarında dünyanın dört bir yanına yayılan COVID-19 pandemisi iş seyahatlerini sekteye uğrattı. Ülkelerin sınırlarını kapamaları ve karantina uygulamalarına geçmeleriyle seyahat planları iptal edildi ve birçok çalışan evden çalışma sistemine geçirildi. Küresel İş Seyahatleri Birliğine (GBTA) göre üye şirketlerinin %98’i uluslararası iş seyahatlerinin tamamını veya büyük çoğunluğunu iptal etti ya da askıya aldı. Avrupa Kıtası Kurumsal Kaza ve Sağlık Bölgesel Başkanı Xavier Florit şöyle diyor, “Durum her geçen gün değişiyordu.” “Hafta içerisinde aldığınız bir karar bir sonraki hafta geçerliliğini kaybediyordu.”

Esneklik ve dayanıklılık

İş seyahatlerine yeniden başlayan şirketler yeni normale uyum sağlamak durumunda. Esneklik, dayanıklılık ve proaktiflik mevcut pandemi ortamında herkesin dile getirdiği ifadeler. Xavier şöyle devam ediyor, “Sigortacı olarak üstlendiğimiz rolde şu ifadeyi mümkün olan en kısa sürede kullanmayı denedik: proaktif. Proaktif çalışma, proaktif düşünme.”

Çalışanların COVID-19 varlığında yapacakları seyahatlerden çekinmeleri çok normal. Normal koşullarda dahi stresli bir deneyim olabilen seyahatler, üstüne bir de içinde bulunduğumuz belirsizlikler eklendiğinde iş seyahatlerine en alışık çalışanları bile ürküten bir deneyime dönüşebilir. Şirketler bu durumun farkında olarak mümkün olduğunca bu endişeleri gidermenin yollarını aramalıdır. Londra Kurumsal Kaza ve Sağlık Başkanı James Ralph dünya genelinde hükümetlerin sürekli olarak COVID-19 politika ve kısıtlamalarını değiştirdikleri bu dönemde çalışanların yurt dışı seyahatlerin özel hayatlarını nasıl etkileyebileceği konusunda endişeye kapılabileceklerine işaret ediyor. “Yurt dışına çıkmanız gerekirse ve gittiğiniz ülke salgın nedeniyle kapandığı için bir süreliğine burada mahsur kalırsanız veya döndükten sonra karantinaya girerseniz bu durumların ailenize etkisi ne olur? Bence bu yaygın bir endişe.”

Bir şirketteki çalışan çeşitliliğini anlamak risklerin yönetimine ilişkin en doğru yaklaşımın seçilmesine giden yolda başarının anahtarı niteliğindedir. Farklı meslekler farklı endişeler oluşturur. Açık denizde çalışan bir kişinin seyahatle ilgili soruları bir bölgesel ofisi ziyaret eden bir çalışanın sorularından farklı olacaktır; bir inşaat çalışanı, yabancı bir ofis çalışanından farklı bir iş seyahati deneyimi yaşayacaktır.

Xavier şöyle diyor, “Çalışanlar bilgilendirilmek, seyahate hazır olabilmek istiyorlar.” “Herhangi bir sürprizle karşılaşmayacaklarından emin olmak istiyorlar ve poliçe programı ve sigortaya ve tabii ki şirketlerinin kendilerine bu bilgileri sağlayacağına güveniyorlar.” İş seyahatlerinin daha yönetilebilir olmasını sağlamak için şirketler seyahatin her bölümü için bir kontrol listesi oluşturarak bu süreci seyahat öncesi, esnası ve sonrası şeklinde aşamalara ayırmalıdır.

İş seyahatinin üç aşaması

İşletmeler seyahat konusunda çalışanlarla diyaloğa açık olmalı ve tüm senaryoların dikkate alındığına ilişkin güvence vermelidir. İş seyahatini mümkün olduğunca güvenli bir hale dönüştürme konusunda çalışanlara da rol düşer. Çalışanlar, seyahat etmeden önce kendilerinden hangi davranışların beklendiğini bilmeli ve şirketleri ve seyahat ettikleri ülkelerin beklediği şekillerde davranmalıdır. Düzenli ateş kontrolleri yapmaları gerekiyor mu? Toplum içerisindeyken her zaman maske takılmalı mı yoksa maske yalnızca belirli durumlarda mı takılmalı? Yerel karantina kısıtlamaları konusunda net bilgileri var mı?

İşletmeler iletişim hatlarını her zaman açık tutmalı ve seyahat halindeki çalışanlarının küresel durumu sürekli olarak izlediklerini ve beklenmedik olaylar karşısında yalnız olmadıklarını bilmesini sağlamalıdır. Xavier sözlerini şöyle sürdürüyor, “Karantinaya alınmaları veya kapanma kısıtlamalarının söz konusu olması durumunda ne olacağını bilmek ve ülkeye dönme, tahliye gibi süreçlerde nasıl destekleneceklerini bilmek isterler. Ayrıca, risk yöneticisi müşterilerimiz de doğru sigorta ve risk yönetimi programını sağlayacağımız konusunda bize güvenebileceklerini bilmek ister.”

Son olarak işverenler karşılaşılan endişeleri veya zorlukları öğrenmek için bir seyahat sonrası görüşmesi yapılmasını teşvik etmelidir; bu görüşme yalnızca sorunların tespit edilerek gelecekteki seyahatlerde diğer çalışanlar için sürecin daha sorunsuz hale getirilmesine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda yönetimin çalışanların ruhsal sağlığı ve stres seviyelerini izleyebilmesini sağlar.

Chubb Travel Smart hem işverenlere hem çalışanlara seyahat öncesi güvence altına alma hizmeti sunar. Seyahat eden çalışanlar tarafından indirilebilen bu uygulama çalışanların yola çıkmadan önce seyahat öncesi e-eğitim oturumu sunar. Bu sayede çalışanların bilgilendirilmesini ve işverenlerin işveren sorumluluk yükümlülüklerinin seyahat gerçekleşmeden önce başlamasını sağlar.

Kullanışlı iş seyahati risk yönetimi çerçevemizi okuyun

Yeni seyahat ortamını keşfetme

Dünya genelindeki birçok şirket yaşanan zorluklar karşısında faaliyetlerin çevrim içi ortama aktarılması da dahil hızla başarılı uygulamaları hayata geçirdiler. Ancak, yüz yüze etkileşimler halen gündemdeki yerini koruyor; Harvard Business Review’a göre yüz yüze yapılan bir talep e-posta üzerinden yapılan bir talebe kıyasla 34 kat daha başarılı oluyor. Birçok kişi de bir anlaşmanın başarıya ulaşmasının gerektirdiği o ekstra katmanı ancak aynı oda içinde bir araya gelmenin sağladığını düşünüyor. İş seyahatleri muhtemelen biçim değiştirerek gerçekleştirilmeye devam edecek: GBTA’ya göre katılımcıların %62’si Covid sona erdikten sonra iş yapma şekillerinin değişmesini bekliyor.

İçinde bulunduğumuz koşullar dikkate alındığında iş seyahati konusunda doğru koruma uygulamalarının nasıl belirleneceği şirketlerin gözünü korkutabilir. Xavier ve James bu konuda karar vermek durumunda olanlara aşağıdaki adımları tavsiye ediyor:
 

• Yalnızca iş seyahati piyasasını değil, aynı zamanda şirketinizin özel ihtiyaçlarını da anlayan saygın bir sigorta şirketini tercih edin. Böylece doğru seyahat sigortası poliçesine de ulaşabilirsiniz.
• İşletmelerin işveren sorumluluk yükümlülükleri artık her zamankinden daha önemli. Sigorta şirketinin teminatın yanında sunduğu seyahat uygulamaları ve gerçek zamanlı izleme gibi ekstra hizmetleri değerlendirin. Bu ekstra hizmetler poliçenin kullanılabilirliğini artıracak, çalışana ekstra bir koruma hizmeti sunacak ve işveren ile çalışanların en güncel gelişmelerden haberdar olmasını sağlayacaktır.
• İş seyahatlerini yeniden başlatmadan önce poliçenin karantina ve tıbbi acil durumlarda ne gibi teminatlar sunduğu da dahil tüm şart ve koşullarını öğrendiğinizden emin olun. Çalışanlarınızın her türlü duruma hazırlıklı olmaları ve kendilerini güvende hissetmeleri için faydalı olabilecek tüm bilgileri kendileriyle paylaşın. Ayrıca, genel şirket seyahat poliçenizin risk gelişmeleriyle aynı paralelde olduğundan da emin olun.

Chubb’ın iş seyahati sigorta çözümleri hakkında ve titizlikle hazırlanmış programlarımızın size ve çalışanlarınıza nasıl yardımcı olabileceğine dair detaylı bilgi almak için lütfen Caner Kızılcık ile iletişime geçin

Kaynaklar:

https://www.gbta.org/blog/global-business-travel-becomes-the-latest-casualty-of-the-coronavirus-pandemic/

https://hbr.org/2017/04/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email