Política de Privacidad de Empleados de Chubb

Chubb European Group SE, Sucursal en España Paseo de la Castellana, 141 - 6º, Madrid 28046 (“Chubb”) valora a sus trabajadores y respeta y protege su intimidad. 
 

En la presente notificación sobre privacidad para trabajadores ("Notificación") se relacionan los tipos de datos que Chubb, en su condición de responsable del tratamiento, recaba de usted, los fines para los que recopila esos datos, la forma en la que los somete a tratamiento y el modo en el que Chubb los gestiona. 
 

Esta notificación resulta aplicable a los actuales empleados, incluso una vez concluida su relación laboral, si bien, cuando proceda, también se aplicará a los trabajadores, solicitantes de empleo, becarios, trabajadores de agencias, consultores, consejeros y terceros cuyos datos nos sean facilitados en el marco de una relación laboral o de prestación de servicios (por ejemplo, tarifas o datos de contacto en caso de emergencia). A efectos de la presente notificación, el término empleado y la expresión relación laboral incluyen a aquellas personas que trabajan para nuestra entidad en virtud de una relación que no es laboral, en la medida en que resulte pertinente, si bien el recurso a dicha denominación no implica que tal persona sea trabajador de Chubb.
 

Esta Notificación no forma parte de su contrato de trabajo y, ni le confiere a usted derechos contractuales, ni impone a nuestra entidad obligaciones contractuales. Nuestra entidad podrá actualizar o modificar esta Notificación en cualquier momento.   
 

Visión de conjunto

Chubb recaba y utiliza los datos personales que usted facilita en el marco de los procesos de selección e incorporación, así como otros datos personales recopilados durante su relación laboral o de prestación de servicios (por ejemplo, en el marco de evaluaciones, procedimientos disciplinarios y por su participación en planes de prestaciones voluntarios).
 

Los datos personales que Chubb recaba se utilizan principalmente en el marco de procesos de selección, de gestión de plantilla y a efectos del cumplimiento de contratos de trabajo. Es posible que los datos se almacenen en sistemas situados en cualquier parte del mundo y sean sometidos a tratamiento por terceros que actúan en nombre de Chubb.
 

Nuestra entidad precisa de sus datos para iniciar, mantener y dar por resuelta su relación laboral y para cumplir las correspondientes obligaciones contractuales o legales. Sin esos datos, no podríamos celebrar un contrato con usted o cumplir las obligaciones que nos incumben en virtud del mismo 
 

Forma parte de nuestra política cumplir las obligaciones que nos impone el Reglamento General de Protección de Datos (“RGPD”) y la normativa española sobre protección de datos.  Sin embargo, usted también desempeña un importante papel a la hora de proteger la seguridad de sus datos personales y debe estar atento a quién comunica sus datos personales y a cómo protege sus comunicaciones y dispositivos. Remítase a la Política Global de Seguridad de la Información de Chubb (https://village.chubb.com/docs/DOC-115912) y a la Política Global y Directrices de Seguridad de la Información y Privacidad (https://village.chubb.com/groups/ispp) para obtener más información sobre sus responsabilidades. 
 

A Usted también le asisten ciertos derechos con respecto a sus datos personales, que puede ejercer poniéndose en contacto con nuestra entidad en la dirección que consta más abajo.   
 

Correo electrónico:  dataprotectionoffice.europe@chubb.com

Por carta:

Delegado de protección de datos, 

Chubb, 100 Leadenhall Street, 

EC3A 3BP, Londres 
 

Tipos de datos que Chubb somete a tratamiento

Por "dato personal" se entiende información que guarda relación con una persona física identificada o identificable. Por ejemplo, sus datos de contacto o su fecha de nacimiento son datos personales.
 

Chubb somete a tratamiento sus datos personales. En este contexto, por “tratamiento” se entiende utilizar los datos de cualquier forma, por ejemplo usarlos, comunicarlos o destruirlos. 
 

Los tipos de datos personales que nuestra entidad someterá a tratamiento variarán en función de su cargo, ubicación y de las condiciones laborales o contractuales que le resulten aplicables. Con carácter general, esos datos personales incluirán, por ejemplo, sus datos personales y profesionales básicos e información sobre su retribución y beneficios. 
 

Entre los tipos de datos personales que sometemos a tratamiento se incluyen, a título meramente enunciativo y no limitativo, los siguientes:
 

• Sus datos personales - por ejemplo, su nombre, fecha de nacimiento, sexo, datos de contacto, persona de contacto en caso de emergencia/datos de familiares cercanos, datos sobre inmigración y posibilidad de trabajar y conocimiento de idiomas;
• Datos profesionales básicos - por ejemplo, sus datos de contacto profesionales (dirección de correo electrónico y número de teléfono de empresa), número de trabajador, fotografía, puesto de trabajo, descripción de su puesto, grupo o unidad empresarial de adscripción, superiores directos, lugar de trabajo principal, jornada laboral y condiciones laborales;
• Cualificaciones profesionales y datos reglamentarios- en su caso, incluidas certificaciones y números de identificación únicos;
• Datos de selección/contratación - por ejemplo, cualquier dato personal incluido en su CV, en su solicitud de empleo, en la grabación de su entrevista o en las notas tomadas durante la misma, en registros de evaluaciones y en documentación de investigación y verificación;
• Datos de retribución y beneficios - por ejemplo, datos de su salario y paquete de beneficios, datos de su cuenta bancaria, grado, número de la seguridad social, información fiscal y datos sobre terceros perceptores de prestaciones;
• Datos de antecedentes penales - cuando la legislación local lo permita y en relación con la cobertura de determinadas vacantes;
• Datos de permisos - por ejemplo, registros sobre sus vacaciones y permisos disfrutados por motivos familiares;
• Datos sobre incapacidad - por ejemplo, cualquier dato personal incluido en sus registros de baja, en formularios, informes o certificados médicos o en registros referidos a ajustes y adaptaciones;
• Datos disciplinarios o sobre conciliación - por ejemplo, cualquier dato personal incluido en registros de alegaciones, investigaciones o en actas de reuniones y su resultado; 
• Datos de gestión del desempeño - por ejemplo, impresiones facilitadas por compañeros y superiores, evaluaciones, resultados en programas de gestión del talento, y procesos formales e informales de gestión del desempeño;
• Datos sobre igualdad y diversidad - cuando la legislación local lo permita, datos sobre género, edad, raza, nacionalidad, convicciones religiosas y orientación sexual (almacenados de forma anónima a efectos de garantizar la igualdad de oportunidades). Este tipo de datos personales (conocidos como datos especialmente protegidos) únicamente se someterá a tratamiento cuando sea necesario para los fines pertinentes y con su consentimiento previo y expreso:
• Datos de formación y desarrollo - datos referidos a necesidades de formación y desarrollo o a la formación recibida;
• Datos de vigilancia - cuando la legislación local lo permita, imágenes identificables contenidas en grabaciones de CCTV, registros de conexión y acceso al sistema y al edificio, registros de grabación de teclas pulsadas, de descargas y de impresiones, grabaciones de llamadas, datos captados por programas y filtros de seguridad de TI; 
• Datos de seguridad y salud - datos personales que consten en informes de auditoría, de evaluación de riesgos y de incidentes;
• Datos sobre reclamaciones, quejas y comunicaciones de trabajadores - datos personales referidos a litigios y reclamaciones en materia laboral, intervención de trabajadores en la comunicación de incidentes y revelaciones;
• Datos sobre resolución contractual - por ejemplo, fechas y motivo de la salida, gestión de la salida y pagos, entrevistas de salida y referencias;
• Cualquier otro dato personal que usted opte por comunicar al personal de Chubb durante su relación laboral, verbalmente o por escrito (por ejemplo, en correos electrónicos de trabajo). 
   

Fuentes de los datos personales

Los datos personales que le conciernan y que sometemos a tratamiento han sido principalmente facilitados por usted bien durante su solicitud de empleo o contratación, bien en el marco de su proceso de incorporación a nuestra entidad, o bien de forma específica durante su relación laboral o contractual. La anterior manifestación hace referencia, en especial, a sus datos personales y de trabajo así como a los datos relativos a igualdad y diversidad. 
 

Es posible que, durante el proceso de selección, le solicitemos referencias de terceros y llevemos a cabo procesos de comprobación y cotejo recurriendo a fuentes ajenas.
 

También recibimos información que puede incluir datos personales sobre usted de su supervisor (por ejemplo, en relación con sus evaluaciones periódicas) u, ocasionalmente, de otros superiores o compañeros (por ejemplo, en el marco de la realización de una investigación). 
 

Cabe asimismo que recibamos datos personales que le conciernan de otros terceros, como clientes, intermediarios u organismos reguladores.  
 

Fines del tratamiento

Sometemos sus datos personales a tratamiento con el fin de adoptar decisiones de contratación, a efectos de la ejecución de su contrato de trabajo y para la resolución de su relación laboral. Esos fines incluyen las siguientes actividades:
 

• evaluar las solicitudes de empleo y adoptar decisiones de contratación;
• generar derechos de acceso a los dispositivos de TI y a los edificios;
• gestionar las cuestiones cotidianas de su relación laboral, incluido el pago de su nómina y la obtención de beneficios, formación y desarrollo;
• gestionar la seguridad y salud en el trabajo e informar de cualquier incidente;
• investigar y atender cualquier preocupación sobre su conducta o desempeño o sobre otras cuestiones que se susciten durante su relación laboral. 
   

Los fines para los que sometemos a tratamiento sus datos personales son:
 

• evaluar solicitudes de empleo y adoptar decisiones de contratación;
• examinar el cumplimiento de requisitos para poder trabajar;
• cuando la legislación lo permita y ello sea preciso para el ejercicio de su cargo, obtener información sobre antecedentes penales y comprobar el historial de crédito y laboral;
• llevar a cabo un programa de garantía de igualdad de oportunidades;
• incorporarle a nuestra entidad y crear un registro de trabajador en nuestro sistema de TI de RR.HH.;
• generar derechos de acceso a los dispositivos de TI y a los edificios;
• gestionar las cuestiones cotidianas de su relación laboral, lo cual incluye:
  • pagar honorarios, salario, gastos reembolsables y primas y atribuir
  • asignaciones de acciones;
  • conceder y gestionar prestaciones;
  • planificar y asignar el trabajo y medir la jornada laboral;
  • crear y mantener registros de absentismo y calcular y administrar los correspondientes pagos (incluso en relación con bajas por enfermedad, de paternidad, permisos discrecionales, vacaciones, bajas sin sueldo, etc.);
  • crear y mantener registros de formación y gestionar programas de formación y desarrollo;
  • resolver problemas de salud laboral y de incapacidad para trabajar y llevar a cabo ajustes razonables;
  • fijar objetivos de trabajo y evaluar, gestionar o informar acerca de su desempeño profesional;
  • responder y resolver cualquier queja formulada por usted o por otros
  • trabajadores;
  • llevar a cabo investigaciones de carácter disciplinario y adoptar las correspondientes decisiones y 
  • gestionar certificaciones / licencias profesionales y actuar de enlace con los organismos reguladores en su nombre;
• elaborar presupuestos, realizar auditorías internas y comunicar a nivel interno información financiera;
• gestionar y fomentar el talento y planificar la sucesión;
• conservar datos de contacto en caso de emergencia y datos de beneficiarios;
• gestionar la seguridad y salud en el trabajo e investigar e informar de cualquier incidente;
• supervisar la utilización por los trabajadores de los dispositivos de TI y de las comunicaciones, con arreglo a la ley y a las políticas internas de Chubb;
• garantizar la seguridad de nuestros emplazamientos, sistemas, trabajadores y visitantes;
• investigar y atender las quejas de clientes e intermediarios;
• planificar la plantilla y programar e implantar programas de cambio de negocio, realizar ejercicios de reestructuración o de despido colectivo, incluso desarrollando un caso de negocio, elaborar programas, facilitar una adecuada toma de decisiones en materia de selección y reubicación y gestionar un proceso eficaz y eficiente;
• realizar procesos de auditoría legal en relación con cualquier eventual operación societaria o transmisión sujeta a la normativa en materia de protección de los trabajadores en caso de transmisión de empresas que pueda afectar a su puesto;
• adoptar decisiones sobre el mantenimiento de relaciones laborales, sobre nuevas contrataciones o sobre resoluciones contractuales y facilitar referencias;
• ejercer nuestro derecho a defendernos o a responder a cualquier acción o procedimiento judicial potencial o efectivo o a interponerlo, ya sea frente a usted o frente a un tercero;
• elaborar directorios internos para facilitar el contacto y para trabajar y comunicar de forma efectiva;
• realizar ofertas para clientes y gestionar y prestar servicios a estos de forma efectiva, así como gestionar las relaciones con los mismos, lo cual incluye cumplir los contratos con clientes.
   

Tenga en cuenta que esta lista no es exhaustiva y que cabe que sometamos a tratamiento sus datos con otros fines que, en todo caso, se cohonestarán con la causa legal de justificación con arreglo a la cual procesemos sus datos personales.   
 

Base jurídica para el tratamiento

Siempre que sometamos sus datos a tratamiento lo haremos con arreglo a una "condición" legal de tratamiento. El tratamiento de sus datos por parte de nuestra entidad estará justificado por que es necesario para dotar de eficacia a su contrato de trabajo. 
 

Al margen de lo anterior, el tratamiento de sus datos personales puede estar justificado porque:
 

• usted ha dado su consentimiento para uno más de los fines especificados (artículo 6 1. (a) RGPD);
• es necesario para la ejecución del contrato (artículo 6 1. (b) RGPD);
• es necesario para que nuestra entidad pueda cumplir una obligación legal (artículo 6 1. (c) RGPD) (por ejemplo, comunicar datos fiscales a las autoridades tributarias, cumplir la normativa en materia de salud y seguridad o de empleo, o cumplir las obligaciones legales de pago o de conservación de registros); o
• cuando redunde en nuestro interés legítimo como empresa y como su empleador, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan sus intereses o sus derechos y libertades fundamentales (artículo 6 1. (f) RGPD) (por ejemplo, planificación de la sucesión). 
   

Además, en caso de que sometamos a tratamiento categorías especiales de datos personales (incluidos datos relacionados con la salud, la vida sexual, la orientación sexual, el origen étnico o racial, la afiliación sindical, las opiniones políticas y las convicciones religiosas o filosóficas), dicho tratamiento estará siempre y en todo caso justificado por una base jurídica adicional y requerirá su consentimiento previo y expreso.

El tratamiento de categorías especiales de datos personales (por ejemplo, de datos relacionados con la salud, la vida sexual, la orientación sexual, el origen étnico o racial, la afiliación sindical, las opiniones políticas o las convicciones religiosas o filosóficas) estará justificado por una de las siguientes condiciones especiales:
 

• el tratamiento es necesario para el cumplimiento de obligaciones en el ámbito del Derecho laboral y de la seguridad y protección social, cuando no haya motivos para pensar que prevalece su interés legítimo en excluir el tratamiento de los datos personales que le conciernen (Artículo 9 2. (b) RGPD) (por ejemplo, cumplir normas de salud y seguridad, abonar subsidios por enfermedad, realizar ajustes razonables para una persona que sufre una discapacidad o asegurarse de que un despido es procedente);
• el tratamiento es voluntario y se realiza con su consentimiento previo y expreso para uno o varios fines específicos (Artículo 9 2. (a) RGPD) (por ejemplo, si desea participar en un programa de apoyo adicional o de prestaciones vinculadas a una incapacidad o de fomento de la salud). Cuando nos basemos en su consentimiento, lo manifestaremos claramente y no recurriremos a él en caso de que exista otra causa legal pertinente;
• el tratamiento es necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones (Artículo 9 2. (f) RGPD) (al margen de que la reclamación sea cursada por usted o por un tercero); 
• el tratamiento es necesario para evaluar su capacidad laboral por parte de un profesional sanitario (Artículo 9 2. (h) RGPD) (por ejemplo, un informe de salud laboral); 
• el tratamiento es necesario por razones de un interés público esencial, sobre la base de la legislación local (Artículo 9 2. (g) RGPD) (por ejemplo, prevenir o detectar actos ilícitos o monitorizar la igualdad de oportunidades cuando la legislación local lo permita); o
• en circunstancias excepcionales, el tratamiento es necesario para proteger sus intereses vitales y usted no esté capacitado para dar su consentimiento (Artículo 9 2. (c) RGPD) (por ejemplo, en caso de urgencia médica).  
   

Retención de datos personales

Únicamente conservaremos datos personales de trabajadores durante el tiempo necesario para lograr los fines para los que fueron recabados por nuestra entidad o facilitados por usted. Por consiguiente, por lo general, retendremos sus datos personales, como mínimo, a durante su relación laboral con nuestra entidad. 

En algunos casos, determinadas obligaciones legales o reglamentarias (por ejemplo, en materia fiscal) nos exigen conservar registros específicos durante un plazo predeterminado, incluso posterior a la finalización de su relación laboral. Por ejemplo, en materia fiscal, nuestra entidad está obligada a mantener datos sobre su retribución durante un plazo de seis años o, en algunos casos, incluso de diez. 
 

Para más información sobre las prácticas de conservación de registros de Chubb, incluso en lo que respecta a los registros de trabajadores y solicitantes de empleo, remítase a la Política de Gestión de Registros de Chubb (https://village.chubb.com/docs/DOC-434025).
 

Comunicación de datos personales

A nivel interno, sus superiores directos, sus supervisores indirectos, el personal de RR.HH. que se encargue de su área de trabajo y, en algunos casos, determinados compañeros, tendrán acceso a algunos de sus datos personales, cuando ello resulte preciso para el desempeño de sus respectivas funciones.  
 

Normalmente solemos compartir sus datos personales con otros miembros del grupo Chubb cuando ello resulta necesario, por ejemplo para gestionar procesos globales, presentar informes a nivel del grupo o colaborar en la planificación de la plantilla.  
 

También es posible que nos veamos obligados a facilitar sus datos personales a terceros. Tales terceros pueden ser proveedores que nos prestan servicios de RR.HH., autoridades tributarias o de otro tipo, organismos reguladores o asesores profesionales (por ejemplo, en materia de salud en el trabajo, en el ámbito jurídico o en relación con una operación societaria). 
 

Asimismo, compartimos información limitada con nuestros clientes cuando usted forma parte del equipo que se encarga de gestionar la relación con dicho cliente o del equipo propuesto en el marco de una oferta. 
 

Recurrimos a diversos proveedores que nos prestan servicios de RR.HH. Es posible que dichos terceros tengan acceso a sus datos personales o simplemente los alojen, si bien en ambos casos, únicamente lo harán en el marco de una relación contractual. 
 

Algunos terceros a los que cabe que facilitemos sus datos personales, por ejemplo, seguros de salud privados, empresas especializadas en seguridad y salud en el trabajo, asesores profesionales u organismos reguladores, son responsables del tratamiento por derecho propio y deben atenerse a sus propias políticas y notificaciones de privacidad cuando usen sus datos personales.  
 

Es posible también que nuestra entidad se vea obligada a comunicar sus datos personales a terceros en respuesta a órdenes o solicitudes de un órgano jurisdiccional, de un organismo regulador, de una agencia del gobierno, de una parte en un procedimiento judicial o de una autoridad pública, o a efectos de cumplir obligaciones reglamentarias o en el marco de un diálogo con un organismo regulador. 
 

Cabe asimismo que sus datos sean comunicados a asesores, a potenciales contrapartes en operaciones o a terceros interesados en el examen, negociación o consumación de una operación societaria o de una reestructuración del negocio o de los activos de cualquier parte del grupo Chubb. 
 

Transferencias internacionales

El carácter global de nuestra actividad entraña que sus datos personales pueden ser comunicados a miembros del grupo Chubb fuera del territorio del EEE. Es posible que algunos suministradores y proveedores de servicios dispongan de personal y sistemas ubicados fuera de ese territorio.
 

El grupo Chubb ha estipulado un contrato de transferencia de datos intragrupo que regula la transferencia internacional de sus datos dentro del grupo. En caso de que terceros transfieran sus datos personales fuera del EEE, nos cercioraremos de que dichos datos reciban una protección adecuada, por ejemplo, celebrando contratos de transferencia de datos o asegurándonos de que esos terceros están certificados por un sistema de protección de datos adecuado. 
 

Puede solicitar una copia de cualquier contrato de transferencia de datos en virtud del cual se transfieran datos personales que le conciernan o conocer las garantías que se aplican a esas transferencias poniéndose en contacto con nosotros.  Cualquier contrato de transferencia de datos que se le facilite contendrá omisiones debido al carácter sensible de la información comercial omitida.  
 

Derechos de los interesados

A usted le asisten diversos derechos, entre otros:
 

• el derecho a acceder a cualquier dato personal que nuestra entidad tenga sobre usted o, en algunos casos, obtener una copia de los mismos o a que éstos se transfieran a un tercero;
• el derecho a solicitar que se rectifiquen los datos incorrectos;
• el derecho a que se supriman los datos o a limitar el tratamiento de datos personales en determinadas circunstancias;
• el derecho a retirar su consentimiento al tratamiento de los datos personales que le conciernan en cualquier momento en aquellas escasas ocasiones en las que nos hayamos basado en él como causa de justificación para el tratamiento (tenga en cuenta que dicha retirada no incidirá en la legalidad del tratamiento efectuado hasta ese momento).
   

Si desea examinar la posibilidad de ejercitar cualquiera de estos derechos, póngase en contacto con su Delegado de Protección de Datos.
 

Usted dispone de los siguientes derechos en lo que respecta a sus datos personales:
 

• derecho a solicitar una copia de sus datos personales junto con información sobre la forma y la justificación de su tratamiento;
• derecho a solicitar a nuestra entidad que rectifique sus datos personales incorrectos (incluido el derecho a que se completen datos incompletos); 
• derecho a solicitar a nuestra entidad que suprima los datos personales que le conciernan exclusivamente en determinadas circunstancias, por ejemplo, cuando no sea preciso para los fines para los que fueron recabados o sometidos a tratamiento; 
• derecho a limitar el tratamiento de sus datos personales cuando: 
• se haya cuestionado la exactitud de los datos personales y en tanto en cuanto se estén adoptando medidas para corregirlos o completarlos o para comprobar su exactitud; 
• el tratamiento sea ilícito pero no sea adecuado suprimir los datos;
• ya no precisemos de sus datos personales para los fines para los que fueron recabados, pero estos sean necesarios para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones;
• derecho a oponerse a un tratamiento que nuestra entidad haya justificado en la existencia de un interés legítimo, en cuyo caso el correspondiente tratamiento solo podrá seguir llevándose a cabo cuando existan motivos imperiosos que nos permitan hacerlo;
• derecho a obtener una copia de los datos personales que le conciernan cuando el tratamiento esté justificado por mediar su consentimiento o por la necesidad de cumplir un contrato, o a disponer que se remita una copia de los mismos a otro responsable; y 
• derecho a obtener una copia o a conocer las garantías con arreglo a las cuales sus datos personales se transferirán fuera del EEE (véase el apartado Transferencias internacionales).  
   

Con carácter adicional, usted tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control. Dicha autoridad es la Agencia Española de Protección de Datos. Su dirección es Calle Jorge Juan 6, 28001 Madrid y el número de teléfono +34 912 66 35 17.
 

Delegado de protección de datos

Chubb cuenta con un Delegado de protección de datos, responsable del cumplimiento de la normativa sobre protección de datos por parte de Chubb en Europa. 
 

Puede ponerse en contacto con el Delegado de protección de datos o con su oficina de forma segura y confidencial en cualquier momento si tiene cualquier inquietud sobre el tratamiento de sus datos personales o cualquier problema a este respecto. La dirección de correo electrónico del DPD es dataprotectionoffice.europe@chubb.com.